Hybridpost & Transaktionspost

Bei der Hybridpost werden Dokumente digital erzeugt und an einen spezialisierten Dienstleister übermittelt, der sie physisch druckt, kuvertiert, frankiert und per Post zustellt. Die Kombination aus digitalem Eingangskanal und physischer Zustellung gibt der Hybridpost ihren Namen.

Der typische Ablauf funktioniert wie folgt: Das Unternehmen erstellt den Brief als PDF oder über eine Schnittstelle im eigenen System und übermittelt ihn elektronisch an den Hybridpost-Dienstleister. Dieser übernimmt den vollständigen physischen Prozess – vom Druck über die Kuvertierung bis zur portooptimierten Einlieferung bei der Deutschen Post. Der gesamte Vorgang dauert in der Regel ein bis zwei Werktage vom digitalen Versand bis zur Zustellung beim Empfänger.

Unternehmen sparen damit die gesamte interne Briefverarbeitung, was besonders bei regelmäßigem Einzelversand von Rechnungen, Vertragsunterlagen oder Behördenpost Zeit und Ressourcen spart. Bereits ab einem Sendungsvolumen von einem Brief ist Hybridpost wirtschaftlicher als der manuelle Versand. ad-con bietet Hybridpost-Lösungen mit Anbindung an gängige ERP- und Dokumentenmanagementsysteme, sowie Web- und Druckertreiberlösungen an.

Hybridpost eignet sich für alle Unternehmen, die Geschäftspost wie Rechnungen, Verträge, Mahnungen oder Informationsschreiben versenden und diesen Prozess effizient auslagern möchten. Bereits ab einem monatlichen Volumen von etwa 50 Briefen ist Hybridpost wirtschaftlicher als der interne Versand.

Besonders profitieren Unternehmen mit verteilten Standorten oder Homeoffice-Strukturen, da kein physischer Zugang zu Drucker, Kuvertiermaschine oder Postauflieferung nötig ist. Der gesamte Briefversand lässt sich ortsunabhängig per PDF-Upload oder Schnittstellenanbindung auslösen. Auch saisonale Versandspitzen – etwa Jahresabrechnungen oder Kampagnenmailings – lassen sich ohne zusätzliche Infrastruktur flexibel abdecken.

Branchenseitig nutzen vor allem Versicherungen, Anwaltskanzleien, Steuerberatungen, Hausverwaltungen und Unternehmen im Gesundheitswesen Hybridpost, da diese Branchen ein hohes Aufkommen an individueller, oft datenschutzsensibler Korrespondenz haben. ad-con bietet Hybridpost-Lösungen mit ISO-zertifiziertem Datenschutzmanagement und eignet sich damit besonders für Branchen mit erhöhten Anforderungen an die Vertraulichkeit.

Hybridpost kostet pro Brief je nach Format, Seitenanzahl und Versandart typischerweise zwischen 0,80 und 2,00 Euro. Dieser Preis setzt sich aus drei Komponenten zusammen: Druck, Kuvertierung und Porto, wobei das Porto mit rund 53 bis 90 Prozent den größten Anteil ausmacht.

Ein Standardbrief im DIN-Lang-Format mit einer Seiten kostet bei einem Hybridpost-Dienstleister ab etwa 0,80 Euro inklusive Porto. Im Vergleich dazu kostet der interne Versand desselben Briefs ein Unternehmen durchschnittlich 2,50 Euro wenn man die Arbeitszeit für Druck, Kuvertierung und Frankierung sowie die Materialkosten und den Weg zur Post berücksichtigt. Die versteckten Prozesskosten des manuellen Versands werden dabei häufig unterschätzt.

Durch die Auslagerung an einen Hybridpost-Dienstleister lassen sich die Gesamtkosten pro Brief um 50 bis 70 Prozent gegenüber dem internen Versand senken. Besonders bei regelmäßigem Versand von mindestens 50 Briefen pro Monat summieren sich die Einsparungen schnell auf mehrere hundert Euro. ad-con bietet transparente Einzelpreise pro Brief ohne Grundgebühren oder Mindestvertragslaufzeiten.

Hybridpost ermöglicht Einsparungen von etwa 60 % über den gesamten Prozess, abhängig von Aufkommen und Ausstattung. Durch die Kombination von elektronischer Datenübermittlung und physischer Post werden Druck- und Versandkosten reduziert. Es ist eine kostengünstige Alternative für den Versand von Dokumenten, Rechnungen und Mitteilungen, ohne die Zuverlässigkeit und Sicherheit zu beeinträchtigen.

Nein, Hybridpost und Transaktionsdruck sind nicht dasselbe. Transaktionsdrucke bezeichnen personalisierte und zeitkritische Dokumente, die in großer Stückzahl gedruckt werden. Hybridpost hingegen kombiniert digitale und physische Zustellung von Postsendungen, indem elektronisch erstellte Dokumente gedruckt, kuvertiert und versendet werden.

Sie haben verschiedene Optionen, um Ihre Daten an ad-con zu übermitteln. Sie können sie entweder per Upload direkt auf unseren Server hochladen, den sicheren sFTP-Zugang nutzen oder unseren Druckertreiber verwenden, um die Daten direkt aus Ihrem System an uns zu senden.

Sie können den hybriden Postversand bei uns einfach nachverfolgen. Sobald wir Ihre Daten übernommen haben, erhalten Sie eine elektronische Quittung. Ebenso erhalten Sie eine Bestätigung, wenn der Brief kuvertiert und frankiert wurde. Falls gewünscht, können wir den Brief auch als Einschreiben versenden.

Ja, Hybridpost ist sicher. Wir haben strikte Sicherheitsrichtlinien und -verfahren entwickelt, die regelmäßig überprüft und zertifiziert werden. Durch unsere Zertifizierung nach ISO 27001/9001 gewährleisten wir eine hohe Zuverlässigkeit im gesamten Prozess, von der Datenübertragung bis zur Auflieferung der Postsendungen. Ihre sensiblen Informationen sind bei uns in sicheren Händen, und Sie können sich auf den Schutz Ihrer Daten verlassen.

Beim Hybridpost-Versand wird ein digital erzeugtes Dokument automatisiert in einen physischen Brief umgewandelt und zugestellt. Der gesamte Prozess ist durchgängig digitalisiert. Der gesamte Ablauf – vom digitalen Eingang bis zur Postauflieferung – kann dabei am selben Tag erfolgen.

Der Prozess gliedert sich in folgenden Schritten: Das Unternehmen erstellt das Dokument als PDF und übermittelt es digital an den Hybridpost-Dienstleister, entweder per Upload, E-Mail oder über eine automatisierte Schnittstelle. Der Dienstleister druckt das Dokument im Hochleistungs-Digitaldruckverfahren, falzt und kuvertiert es maschinell, ergänzt bei Bedarf Beilagen und frankiert die Sendung portooptimiert. Anschließend erfolgt die Auflieferung beim Postdienstleister, der die Zustellung an den Empfänger übernimmt. Bei Auftragseingang bis zum frühen Nachmittag ist die Postauflieferung noch am selben Tag möglich.

Für Unternehmen bedeutet das eine Durchlaufzeit von wenigen Stunden statt mehrerer Tage bei manueller Verarbeitung, ohne dass sie eine eigene Druck- oder Kuvertierinfrastruktur vorhalten müssen.

ad-con verarbeitet Hybridpost-Aufträge mit taggleicher Postauflieferung bei Eingang bis 14 Uhr.